Kunden- und Objektdaten
Firmen-, Objekt- und Ansprechpartner-Angaben im Kopfdatenbereich von Aufträgen werden bei Bedarf automatisch aus einem zentralen Verzeichnis übernommen.
Pflegen Sie die Daten dieses Verzeichnisses iwie folgt:
Öffnen Sie das Untermenü “Kundenverwaltung” im Hauptmenü Center.
Tragen Sie die Kontaktdaten wie folgt ein:
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Firmenname (alternativ Objektname), Zusatz, Straße, Hausnr., Adresszusatz, PLZ, Ort, Land, Website, Email-Adresse, Telefon, Fax
- Firmenlogo
Fügen Sie den oder die Ansprechpartner beim Unternehmen ein
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Vorname, Nachname, Email, Telefon, Mobil, Titel
Alle Datenfelder aus diesen Kunden/Objektdaten können vom Designer in seinen Apps verwendet, in Aufträgen angezeigt und bearbeitet sowie vom Anwender in seinen Berichten dargestellt werden. Für jedes obige Feld gibt es einen systemseitigen Markup-Namen.
Unter “Designer.Metadaten” finden Sie die Bezeichnungen der Markups, mit denen Sie zum Beispiel den Firmennamen als Variable in einer App verwenden können
Arbeitsvorbereitung, QA
Aufträge werden vor ihrer Disposition mit detaillierten Inhalten und Anlagen versehen, die Erledigungen nach Rückerhalt geprüft, ggfls. redisponiert.
Im einfachsten Fall legen Sie Aufträge an, indem Sie die Kopfdaten (was, wo, wann, Notiz) im Menü “Auftrag erstellen” eintragen und den Auftrag einem Mitarbeiter zuordnen.
Möchten Sie zur Arbeitsvorbereitung dem Auftrag weitere Daten beifügen, so gehen Sie wie folgt vor:
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Tragen Sie beim Anlegen des Auftrags in die Notizen eine Kurzinfo ein, zum Beispiel einen Service Code #4711 ein, den die App auswerten kann, so dass bei der Bearbeitung die richtigen Daten angezeigt und abgefragt werden.
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Oder öffnen Sie den Auftrag über den Bearbeitungs-Button und tragen Sie als Disponent die erforderlichen Informationen manuell ein. Fügen Sie Dateien, Fotos und Links nach Bedarf hinzu. Wenn Sie zufrieden sind, dann ändern Sie den Auftragsstatus von “neu” auf “bereitgestellt”.
Nach dem Rücklauf des Auftrags vom Arbeitsplatz haben Sie die Gelegenheit zur Nachbearbeitung und Qualitätssicherung.
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Öffnen Sie den zurück erhaltenen Auftrag zur Ansicht oder Bearbeitung und prüfen Sie die erhaltenen Inhalte.
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Wenn Korrekturen oder eine Neubearbeitung erforderlich sind, ändern Sie im Verzeichnis der Aufträge den Auftragsstatus von “abgeschlossen” auf “neu”, verändern Sie die Inhalte, ordnen den Bearbeiter zu und setzen den Status auf “bereitgestellt”.
Ist alles in Ordnung, können Sie z.B. Berichte erstellen oder den Auftrag archivieren.
Aufträge steuern
Im Center bestehen komfortable Möglichkeiten zur Steuerung von Aufträgen über die Steuerbuttons.
Nutzen Sie folgende Möglichkeiten zur Auftragsbearbeitung über die Steuerbuttons im Auftragsverzeichnis:
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Suche nach ID, Auftragsnummer, Zeitpunkt, Akte, Status, Mitarbeiter, Ergebnis oder Kunde
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Ansicht oder Bearbeitung eines Auftrags
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Kopie des Auftrags, um eine Wiedervorlage mit neuem Datum, eine Kopie für einen anderen Mitarbeiter oder ein Duplikat mit vollen oder reduzierten Inhalten zu erstellen
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Replik eines Auftrags in eine eigene App, um einen befüllten Auftrag mit häufig verwendeten Inhalten als Grundlage für die Erstellung weiterer Aufträge zu verwenden
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Workflow Steuerung, um den Auftragsstatus manuell auf einen korrigierten, zulässigen Wert aus der Liste Neu, Bereitgestellt, Abgeholt, Abgebrochen, Abgeschlossen, oder Archiviert zu setzen.
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Löschen eines Auftrags, um ihn endgültig aus dem System zu entfernen.
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Hinzufügen eines Auftrags, um ihn als Disponent auf den Weg zu bringen.
Ergebnisse teilen
Aus Arbeitsergebnissen werden Leistungsscheine, Rechnungen oder Dokumentationen. Diese werden z.B. digital weiter verarbeitet oder gemailt.
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Öffnen Sie den Auftrag in der zentralen Auftragsliste oder in der Liste der abgeschlossenen Vorgänge oder in einer Akte.
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Prüfen Sie, ob Sie für diesen Auftrag einen Bericht verschicken wollen.
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Zum Verwenden des in der App voreingestellten Standardberichts klicken Sie einmal auf das Berichts-Icon in den Steuerbuttons oben rechts. Nach kurzer Zeit wird der Bericht angezeigt. Fertig.*
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Um einen speziellen Bericht zu erstellen drücken Sie den Knopf Export, wählen die passende Druckvorlage und drücken auf Bericht erstellen. Im Server wird der Bericht erstellt und dann in die Anzeige geladen.*
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Der Bericht wird als PDF oder Word-Datei im Browser angezeigt.
Speichern Sie den Bericht auf dem Schreibtisch und verwenden Sie Ihre gewohnten Mail-Funktionen, um ihn zu versenden.
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Wurde in der App zum Auftrag eine Regel zum Berichtsversand hinterlegt, kann der Bericht auch automatisch erstellt und im Hintergrund per Mail versendet werden.*
* Stellen Sie beim Berichtsversand stets sicher, dass Ihr Rechner mit dem Internet verbunden ist.
Akten
Abgeschlossene Aufträge können in Akten gebündelt, archiviert und recherchiert werden.
In Akten werden abgeschlossene Aufträge persistent gespeichert. Bei der Systemeinrichtung kann der Administrator für Ihre Organisation eine oder mehrere Akten anlegen, zum Beispiel nach Firmen, Lokationen oder Zeitraum.
Um Akten zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
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Geben Sie als Anwender beim Anlegen eines Auftrags an, in welcher Akte die spätere Speicherung erfolgen soll.
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Als Disponent haben Sie Kontrolle über den Auftragsstatus.
Setzen Sie den Status manuell auf “archiviert”, um einen Auftrag in seiner Akte zu speichern.
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Als Designer gestalten Sie automatisierte Regeln. Definieren Sie eine Regel für manuelles Archivieren oder automatisches Archivieren, zum Beispiel bei Abschluss des Auftrags oder Statuswechsel.
Zur Akteneinsicht gehen Sie wie folgt vor:
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Öffnen Sie im Hauptmenü Center das Untermenü Akten.
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Recherchieren Sie Aufträge in Akten über die Suche.
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Erstellen Sie aus einer Akte heraus einen Auftrag, für den die Zielakte bei späterer Archivierung bereits gesetzt ist.
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Exportieren Sie Dateninhalte der gesamten Akte bei Bedarf als CSV-Datei.
Nachverfolgung
Protokollieren Sie während der Arbeit besondere Vorkommnisse in kurzen Stichworten mit einem Klick oder ganz automatisch.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
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Standardmäßig werden die Ereignisse Anmeldung im System, Anlage eines Auftrags, Veränderung des Auftragsinhalts und Abschluss des Auftrags protokolliert mit Datum, Uhrzeit, handelnder Person und Auftrags-ID.
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Durch Regeln kann der Designer für Sie firmeneigene weitere zu protokollierende Ereignisse definieren, etwa beim Statuswechsel eines Auftrags oder beim Mailversand.
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Der Anwender kann eigene Protokolldaten einsehen, wenn ihm die passenden Rechte eingeräumt werden.
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Der Disponent kann die Protokolldaten zu allen Mitarbeitern der Organisation einsehen.
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Achtung:
Protokolldaten werden für Online und Offline erstellt und synchronisiert.
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Achtung:
Protokollvorgänge können aus Datenschutzgründen gänzlich deaktiviert werden.
Regeln
Durch Regeln werden z.B. Ergebnisse versendet, Auftragsdaten ausgetauscht oder Aufträge archiviert, um die Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten.
Automatisierte Regeln entlasten Mitarbeiter von Routinetätigkeiten wie Berichtserstellung und Mailversand. Hierzu werden die später auszuführenden Regeln bereits beim Design der App hinterlegt und bei Ausführung des Auftrags im richtigen Moment im Hintergrund ausgeführt. Folgende Automatisierungen sind unter anderem möglich
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Duplizieren eines Auftrags
z.B. für das Erstellen von Wiedervorlagen
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Zuweisung eines Mitarbeiters
z.B. zum Mitarbeiter- und Rollenwechsel
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Versand von Emails mit und ohne Berichtsanlagen
z.B. zur automatisierten Berichtserstattung nach Abarbeitung
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Erstellen eines Ereignis-Prodokolleintrags
z.B. zur Prodokollierung von versendeten Mails
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Wechsel des Auftragsstatus
z.B. zur automatisierten Archivierung
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Automatisiertes Setzen von Markup-Werten im Auftrag per Regeln
z.B. zur Implementierung von Workflows von App zu App
